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議論がうまく進まない理由とは ~無駄な会議を減らし成果をあげる方法~

2010年10月18日 by 理事長 清水 知輝   

理事長 清水 知輝

仕事でもそれ以外の場でも、複数の人が集まって議論をすると、なぜか同じ課題で同じ方向性を向いているはずなのに、議論がもめてしまったり、上手くまとまらなかったりする。課題の確認が出来ていない、情報共有が出来ていない、という話は聞くものの、それでも議論というのはもめてしまう。
その理由は、一体どこにあるのだろうか。

 
【やりたいことが違う】


ちょうど今、引越をすべく準備をしているが、ある引越屋さんから面白いアドバイスを貰った。
「片づけながらの箱詰めは止めてください」
引越というのは、片づけながら箱詰めするんじゃないのか、と思ったが、良く聞くと、必要な荷物と捨てる荷物の選別をしながら箱詰めすると、非常に時間がかかって間に合わなくなる人が大半なので、まず、捨てる荷物を捨て切ってから、整理しながら箱詰めした方が良い、という話であった。
確かに、詰めながら捨てる捨てないの作業をすると、どれだけの荷物を詰めれば良いか見えないし、判断に迷うと箱詰め作業が滞ってしまう。詰められるから捨てなくても良いか、となってしまう事もある。
そう言われて、とにかく荷物を減らす作業だけ進めると、時間はかかっても今までの引越でたまった荷物も含めて、かなり身軽になることが出来た。そこまで行けば、後は詰めるだけ、なので、どう箱詰めすれば荷解きも楽か、そちらに集中して上手くパッケージングできる。


少し話は違うかもしれないが、荷物を減らしつつ引越を済ませる、という目的は同じでも、違う方向性の作業を一緒にすると、非常に進みが悪いことがある。捨てる捨てないは判断だし、箱詰めはオペレーションに近い。
意思決定とオペレーション(作業効率)を、例え同じ時間でも、同時に進めるのと、分けて進めるのでは、大きな差があるということだ。


実は、議論がもめる理由は、これに近い。


【議論には二種類ある】


あまり認識されていないが、実は「議論には二種類ある」ということを理解しておく必要がある。
高度な部分でまとまらないケースもあるが、大抵の場合、この違いを理解せずに一緒にやってしまうことでもめているのだ。
しかも、当の本人達は、気持は悪いものの、本質的には気付いていないままである。
実際、その違いを理解し、議論を切り分けて行うと、内容で議論がもめることはあっても、理由がわからずにもめる、という事はほとんどなくなるのを、私は何度も見てきた。


それは何か。
「絞り込む」ための議論と「発散させる」ための議論である。


「絞り込む」ための議論とは、何らかの決定をするための議論だ。
例えば、A案とB案とC案があって、そのうち、どの案で行くか、という議論をするケースである。
3→2→1と絞っていくので、絞り込むための議論となる。


「発散させる」ための議論とは、代表的なものは「ブレインストーミング(Brainstorming)」だろう。
例えば、旅行したい先を制限なく挙げる、というものだ。人それぞれ、様々な観点で意見が出るが、多様性が是とされるものであり、製品開発においては、必ず何回かはそういう場面を通ることになる。


では、なぜこれらが違うのだろうか。


【議論の目的が異なる】


考えてみれば簡単だ。
例えば、発散させる議論をしている最中に、「それって違うんじゃない?」と言われて、話が盛り上がって色々と意見が出るだろうか。あるいは、絞り込むための議論をしている最中で、「でも、こういう案もあるよね」と色々と話を切り出されて、話がまとまるだろうか。
そして、その状況で、自分がどちらかのスタンスを取っている際に、違うスタンスで来られて、それを歓迎できるだろうか。私も、それをされるとイライラすると思う。
ところが、「これから絞り込みをします」と決められると、どうやれば合理的に絞り込めるか、というところに全員の意識が向くし、「これから色々な意見を聞くので、出てくる意見を評論・否定しないでください」と言われたら、安心して多くの意見を出す努力をするだろう。


それぞれのゴールが違う以上、同時にやって上手く行く訳がないし、一緒にやって楽しいはずがない。
そんな中では、良いアウトプットも望むべくもないだろう。


だからこそ、議論をリードする人は、まずこれからする議論は、どちらの議論なのかを理解し、出来る限り全体でそれを共有して、議論のルールを決めることが大切だ。
例えば、「絞り込むための議論」であれば、一定の時間的猶予を取った後、新たな提案は原則しない。但し、どうしてもしたい場合は、理由を明確に、現状の判断軸に照らし合わせた上で伝える、ということをルールとする。
「発散させるための議論」であれば、基本、ブレインストーミングのルールを参考にして貰えればと思うが、最低限、出てきた意見を一定期間は評価・否定しない、というルールは必須だろう。ただ、注意すべきは、否定はしないが評価・評論する人がいるが、それも原則してはいけない。これは良くある勘違いなので、気を付けた方が良いだろう。


【議論には流れがある】


議論は、収束と発散を繰り返すことで、洗練されたアウトプットに繋がっていく。
つまり、絞り込みと発散を繰り返す必要があるし、議論の大半は、そのどちらかになるということだ。
それがない議論は、議論ではなく雑談だろう。


議論に参加する者、最低限、議論をリードする者は、この違いを理解し、それぞれ異なった進め方を取ることで、議論の生産性は飛躍的に上がることは間違いない。
是非、次の議論の場から試して貰いたい。それによって得られるアウトプットの違いが、良く分かって貰えるだろう。


最後にまとめよう。
議論がもめる理由は、議論にも二種類ある、ということを認識できていない、ということが多い。
それは、「絞り込む」ための議論と「発散させる」ための議論の二種類である。
重要なのは、二種類の議論をまとめてやらず、分けて行うことだ。
そうすることで、絞り込みや発散、それぞれの出てくるアウトプットのレベルは向上し、必要時間は短縮化される。
また、それを担保するために、個々の議論における最低限のルールは持っておきたい。
後は、実行あるのみだ。是非、体験して効果を理解して貰いたい。
 
 
◆筆者紹介
FRI&Associatesの草創期メンバーで、現在NPO法人FRI&Associates 理事長。
外資系コンサルティングファームにて、事業戦略、業務改革、IT導入などを手がけたが、自身の仕事の関わり方に疑問を感じ、ベンチャー企業に転職。経験を活かし、経営・事業・商品・営業等の企画業務、ライン管理職、各種改革関連業務を担い、徹底した現場主義により業績拡大を支えつつ、多数の業界大手企業のマーケティングコンサルティングにも責任者として従事。業界特性を考慮した実践的なアプローチにより実績多数。その後、IT・ライフサイエンス領域の投資育成企業にて子会社の事業企画や経営改革、大手メーカーの機構改革などにあたった後、地元関西に戻り、計測機器メーカーにて、経営企画担当の上席執行役員として、各種改革業務および主要事業のマーケティング、事業開発などを推進する。現在は、大手監査法人にてメーカーを中心にビジネスアドバイザリーサービスを提供している。
 
FRI公式ツイッター(筆者が主担当です)
筆者個人ブログ「清水知輝の視点 ~ビジネス・キャリア徒然草~」

 

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この記事へのコメント (2件)

始めまして。
初めてコメントします。
私は琉球大学法文学部、三年次の渡嘉敷考太と申します。
今回のFRI_AutumnCamp2010の参加者です。

私は清水さんが書いたこの記事に今日助けられたのでお礼をしたいと思い、
コメントさせて頂きました。

今日、学校で「もしあなたが海外で起業するなら、どんなビジネスをするか??」
とうテーマがだされ、それを5人グループで考えて40分で結論を出すという授業がありました。
私は今まで話し合いは好きだったのですが、いざリーダーになって仕切ってみると、みんなの意見を聞きながら話し合いを進めているつもりでも、話がまとまらず最終的にどういう方向に議論をもっていくべきなのかわからなくなることが多々ありました。
自分の中で何が原因なのかよくわからずに、自分の現段階の能力ではグループの話をまとめながら進めていくことはできないのだなと感じていました。

しかし、最近清水さんのコラムを読み、次何かの話し合いがあったらもう一度司会にチャレンジしてみてこの方法を使ってみようと密かに決意していました。

そして今日授業でその技を使う機会があり司会に立候補し、さりげなく「絞り込む」ための議論と「発散させる」ための議論を活用してみました。

それを意識していると、凄く話し合いがスムーズにいき自分でも驚くほど進行がうまくいきました。
みんなも「今どういう議論をするべき時間」なのかを理解できており、案がポンポンとでていきました。
その結果、授業ではありますが8グループの中でダントツで一位という評価をとることができました。

「話し合いが効率よく進むというのはこんなにも楽しいことなのか」と一人で凄く達成感を感じていました。

また話し合いが終わり、今までいかに自分が、「絞り込む議論」と「発散させる議論」を意識せずに、会議を行っていたかを痛感しました。

これからも意識して会議を進めたいと思います。

また早く「何らかのテーマで話し合いがしたい」と今はワクワクしています。
本当にありがとうございます。

以前の自分より少し成長できた気がした一日でした。

実際に試してみた、というのは素晴らしいことですね。
こういったスキルを向上させるには、何度も経験を積み重ねて、自分なりのやり方として体得していく以外にないと思いますが、実際にやれる人は一握りです。反省の意味もこめてですが、色々と言い訳をして、実際に行動に移さない人の方が多いと思います。
ただ、一歩踏み出すことが出来れば得ることも多いので、是非、これ以外のことにもチャレンジしていって貰えればと思います。
何より、議論が楽しくなったことが一番ですね。
これからの世界は、国を越えていくのが普通になってきますから、議論が必須となってきますが、なかなか議論を苦手とする人が多いのが実情です。これからも議論の楽しさを多くの人に伝えていってくださいね。

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