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仕事は対応を後回しにするほど、業務量が増える ~仕事がはやい人の法則~

2009年6月13日 by 理事長 清水 知輝   

理事長 清水 知輝

1つの仕事が遅い人は、大抵、全ての仕事においても遅い。
同じ仕事量でも、なぜかかかる時間が全く違う。
これは、単に仕事をこなすスピードが遅いだけかと思っていたが、最近、それだけでもないように感じるようになった。


『仕事が「はやい人」と「おそい人」の違い』を述べたが、最近は、それに加えて、意思決定を後回しにする人は、それだけで、自ら仕事を増やして、自分の首を自分で締めている、という事に気が付いた。

私は理事長としてNPOの様々な意思決定を、仕事をやりながらこなしているのだが、対応がとにかく「遅い!」と感じることが多々あるし、それによって、無駄な業務がかなり生み出されているように思える。
もちろん、これは通常の仕事でもそうである。
私が携わってきた改革の大半は、上位者がダラダラと意思決定をしないが故に、課題が問題へと大きくなり、解決しなければどうしようもないまで熟成した結果、その解決に多大な労力をかけなければいけないケースばかりである。

そもそも、「仕事に優先順位を付けられない(付けても間違っている)」「対応すべき範囲が不適切」というところがあるのだが、特に上位者になればなるほど、方針決定が遅れると、その方針に沿って業務を進める人達の作業が分散し、結果的にムダになるばかりか、後から決めた方針によって駄目になってしまったことについて、「なぜ駄目なのか」を説明しなければならず、その説明自体も間違っていないかを、方針決定レベルで確認を取らなければならない。
つまり、自らの意思決定と説明が遅れた結果、ムダな仕事を生み出しているという事だ。
ムダな仕事を生み出せば、当然、その分、成果に結びつかない事に時間を費やすわけで、一生懸命やってはいるが「仕事が遅い」ということになる。

もっと分かりやすい例で説明しよう。
例えば、お客様とアポを取る際、どのように依頼をしているだろうか。
仕事が遅い人は、大抵、「私が駄目なのは、○日の午後と○日の午前です。それ以外で決めていただければ合わせます」とか、「言って貰えれば、極力調整します」などと言ってくる。
一見、相手に親切そうだが、実は、結果的に迷惑がかかる事が多い。連絡をした後に、他の外せない用事が出来て、返事が来ても被ってしまったり、他に調整が必要な用事が複数あると、重要なものから順に決めなくては、返事を貰ったとしても他のものが決められなかったり、調整しきれずアポに間に合わなかったりする。相手にとっては、迷惑以外の何者でもない。

仕事がはやい人がどうするかと言えば、「以下の日程からお選びください」と確実に都合を付けられる日程を3つ4つ提示して、相手に選ばせるというものだ。
これなら、複数の約束があっても、それぞれ被らないように枠を設定して、一斉に調整をかけられるし、返事が来た瞬間に確定できる。また、確定さえすれば、新たに話が来ても、決まったことで調整枠が空くわけなので、調整はどんどんしやすくなる。前後の移動時間を考えて日程枠を提示すれば、遅れる事も基本的にない。
ある意味、日程調整を始めた瞬間に、その仕事は終わっているのである。

このようにすれば、スムーズに意思決定(日程決定)が行えるし、ムダがほとんど発生しない。移動時間や空いた枠で仕事を片付ければ、自分の時間も有効に活用できる。社内の打ち合わせも、事前に枠を少しとっておけば、それもしっかりと行える。
一見、強引なようにも見えるが、相手に選択の余地を与えているし、その範囲内では迷惑をかけていないわけだから、結果的には非常にスムーズにことが運ぶ。私なら、そちらの方がよっぽど仕事がやりやすい。「やる事は無限にあるのに時間が有限」というのが忙しい人間の基本的感覚だからだ。

意思決定の大半を相手に預けるような事や自身の意思決定やその伝達自体が遅れると、確認・調整などの面倒な仕事がどんどん増えるし、相手に待ってもらうというムダな時間を発生させてしまう。
自らの意思決定の遅さが、どれだけ回りに迷惑を与えているのか、よくよく考えて貰いたいし、それによって、自らの手で自らの仕事を増やしていることに気が付いて貰いたい。「仕事がたまってるんですよね」と苦笑いする暇があれば、その瞬間に、一件でも良いから意思決定を行って進めれば良い。

私は、極論を言えば、出来る限りその場で片付けることが、仕事をはやくする方法だと考えている。
なぜなら、人が常に考えられる数には限りがある(それも片手程度だ)以上、それ以上の仕事を抱えるのは無意味だし、重要な意思決定は、常にやってくるものだからだ。

時間が有り余っていると思っている人はそれでも良いが、仕事ばかり増えてなかなか進まない、と思う人は、まず、自らの仕事のやり方を見つめ直して貰えればと思う。きっと、多くのヒントがそこにあるはずだから。


◆筆者紹介
FRI&Associatesの草創期メンバーで、現在NPO法人FRI&Associates 理事長。
外資系コンサルティングファームにて、事業戦略、業務改革、IT導入などを手がけたが、自身の仕事の関わり方に疑問を感じ、ベンチャー企業に転職。経験を活かし、経営・事業・商品・営業等の企画業務、ライン管理職、各種改革関連業務を担い、徹底した現場主義により業績拡大を支えつつ、多数の業界大手企業のマーケティングコンサルティングにも責任者として従事。業界特性を考慮した実践的なアプローチにより実績多数。その後、IT・ライフサイエンス領域の投資育成企業にて子会社の事業企画や経営改革、大手メーカーの機構改革などにあたった後、地元関西に戻り、計測機器メーカーにて、経営企画担当の上席執行役員として、各種改革業務および主要事業のマーケティング、事業開発などを推進する。
 
FRI公式ツイッター(筆者が主担当です)
筆者個人ブログ「清水知輝の視点 ~ビジネス・キャリア徒然草~」(本稿は個人ブログより転載)

 

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この記事へのコメント (2件)

「仕事 後回し 遅い」でgoogle検索してやってきました。
興味深く清水さんの記事を拝見させていただきました。
うんうんと頷く反面、自分自身も出来ていない面があるなぁと反省しました。
意志決定の遅さは、確かに無駄な作業が発生してしまいがちですよね。
しかもその意志決定の遅さが問題として表面化しにくく、本人に気付いて貰いにくい事が問題な気がします。
これは私の周りでの話になりますが、意志決定自体に優先順位をつけて、優先順位が下になった場合に、意志決定が遅れるという事が多々あります。
と言うのも、意志決定にかかる時間が大きく、「意志決定自体が業務」になり、「業務となったからには優先順位をつけてしまい」、「意志決定の優先順位が下になると後回しにされてしまう」のです。
意志決定にかかる時間が大きい原因はいくつかありますが、一番大きい要因は、「関係各所に確認し、同意を求める」事だと感じています。
例えば、ある業務を遂行する為に、現状報告と問題と対応策をまとめ、上司にOKを貰いに行くと、『じゃあ、本当にそれで良いかを●●さん(上司の上司)と○○さん(サブ担当)、あと別部署の△△さん(承認ルート)も関係するから、皆さんの都合が良い時間をお伺いして、別途打ち合わせ時間と場所を設定し、それからエビデンスとてメール送って、打ち合わせ中の議事録も残して共有し~』というような形で意志決定自体の作業に、とても時間がかかります。
現場の権限では無理でも、上司の権限であれば意志決定してGOサインが出れば、すぐに動き出せる場合でも、このような「関係各所に確認し、同意を求める」行為が日常茶飯事で、すぐに動き出す事が出来ない状態です。
結果、お客様や取引先をお待たせしてしまい、待っていただくようお願いしたり、月をまたぐと案件スライドの社内報告の別処理が発生したりなど、余計な仕事が発生してしまいます。
上司としては「自分の判断で意志決定し、万が一失敗して全責任が自分にのし掛かるのは避けたい。出来るだけ関係者をかき集めて同意を得て証拠を残しておけば、万が一失敗しても、責任が分散できる」という心情が見て取れます。
これは私の上司に限らず、他の上司も似たような事は多々見受けられるので、会社組織、そのシステムにも問題があるかとは思いますが…。
私自身、自分の権限で動ける時でも「関係各所に確認し、同意を求める」行為をしてしまう事があるため、自分は意志決定する時はする人間になりたいと思います。

コメントありがとうございます。
いただいたケースでは、上司にOKに貰いにいく時点で、自分自身は「やろう」という事を意思決定したと考えれば、後は、その決定をいかに上手く進めるかという方法論の話になるかと思います。
権限を如何に持つか、という話も大切ですが、それよりも自身が意思決定して覚悟を決めて周りを説得してでも進めると思うかどうかが、どんな事でも一番大切なのではないでしょうか。もっと言ってしまえば、権限というのは必要とするところに集まってくるものであって、欲しいから持てるものではありません。とにかく、何か進めてくれる、という人のもとに、より進めやすくするために自然と集まってくるようになるのです。
他者に意思決定を預けるか否かは、会社や上司などの仕組みではなく、自分自身の考え方次第なのでしょう。そこを超えられれば、自分自身で大変でもコントロール出来る範囲が増えていくのではないでしょうか。

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