メールを使った仕事術

2007年6月16日 by 創設者　河合 拓   

１．メールは必ず自分で終わる
　仕事の出来ない人ほど、メールの返事が遅い割に、漸く来たメールはだらだら長 い。仕事が出来る人は、短いが、平均一時間以内、早い場合は数分で返事が返ってくる。私が昔、上司から言われたのは、「絶対にメールは相手で終わらせるな。自分で終わらせろ。」である。例えば、ある人から「今月末までに、企画書を上げてくれ」などと仕事の依頼が来たとする。その場でジャッジができない場合でも、レスポンスをするというのが大事である。その場合でも、必ず、「了解しました」とか「分かりました」などという返事を送るのである。

もし、指示などではないメール、例えば、上司から状況の報告などがメールで流れてきた場合でも、「お忙しい中、ご報告ありがとうございました」などと、謝辞を述べて、メールをこちらで終了する。短い文でもかまわないから、（むしろ、短い文章の方がよい）かならず、こちらからメールを出して終わる、ということを心がければ、あなたの信頼感はぐっとあがるだろう。これは、そういうメールを自分が受け取ったら分かるだろう。きわめてリズムがよく安心感を感じるのだ。仕事の出来ない人ほど、だらだら長文を送って、最後は相手にメールを書かせて知らん顔だ。短い文章をテンポ良く流して、最後のメールはこちらで終わるというルールを徹底してもらいたい。

２．メールの返事は一時間以内
　私のメールのレスポンスは速さが信条だ。おそらく、通常で一時間以内、どんなに遅くても当日には必ずメールが帰ってくる。仕事ができない人ほど、3日、1週間と、だらだらメールを遅らせ、最後は忘れるというパターンが多いのだ。レスポンスが早い人は、相手にものすごい信頼を与えることが出来る。このスピードをぜひマスターしてもらいたい。

３．ITを徹底的に使いこなし、受信フォルダーを空にして帰れ
　メールソフトの活用も大事だ。まず、メールが受信フォルダーにたまる。スパムメールは内容を一切読まず、ずばずば削除し、可能な限り、件名、送信元などを登録してゴミ箱直行ルールを作っておく。

　残ったメールを上から一つ一つ目を通し、情報伝達のもので内容が大事なものは、アウトルックのメモにコピーし、大事でないものはそのままフォルダーに待避させる。また、そのメールを読んで、返事が必要なものは、当日以内に返事ができるものはほっておき、当日以降になるものは、その場で返事をして「何日までに処理します」と返し、メールはアウトルックのTO-DOにコピーし、期限を設定しておく。

　逆に指示が必要なもので、相手の完了報告を確認しなければならないものは、大事なものはTO-DOにコピーし、誰それの作業完了確認と書いておき、上記同様、期限を設定しておく。それほど大事ではないものは、受信トレーに残しておく。当然、相手から完了報告が帰ってきたら、その完了報告と一緒にフォルダーに待避させるわけだ。相手の完了報告がずるずる遅れると、ずっと受信フォルダーにメールが残っているので、そのメールを読んで定期的に部下にプッシュを入れる。会議のミーティングなどの通知は、アウトルックのスケジューラーにコピーし、終了したらフォルダーに移動させる。こういうことをひたすら繰り返し、受信トレーにたまったメールは30分以内に空にする。

　つまり、仕事を終了する時は、「受信フォルダーのメールが無くなったとき」なのである。逆に言えば、受信フォルダーにメールが残っている時は家に帰らない。どうしても、やり残す場合は、アウトルックのTO-DOにメールをコピーして、翌朝パソコンが開いた瞬間、直ぐにアラームを出させるという設置をして帰る。

　さてさて、私は、これまで何人ものビジネスマンと会ってきたが、このような当たり前のことをきちんとやっている人にお目にかかったことがない。多くの人は、だらだらなんとなく、受信トレーに300も500もメールがたまっており、なんとなく分類したフォルダーにメールを待避させ、仕事をした気になっていることが多い。仕事の仕方に虎の巻はない。真実は最もシンプルなものなのである。当たり前のことを当たり前にする。こういうシンプルな管理をキッチリと行えば仕事のクオリティーは格段に上がるだろう。

河合拓　(かわい　たく)

職業：事業再生コンサルタント
ビジネスモデル構築、事業提携、M&A戦略、製品市場戦略、セールスフォース、マーケティング、間接部門コスト削減など経験豊富。主に上場企業相手に赤字事業の黒字転換、収益力強化など立て直した企業は多数。プライベートエクイティファンドとともに本格的な事業再生を展開。前職は総合商社にて営業職（海外、国内)を10年。本業の経営コンサルタントの傍ら、中堅商社の社長付経営顧問、上場企業の営業部長代行もこなす

プライベート：特定非営利活動法人FRI&Associaets　シニアアドバイザー　
「業種、業界を超えた生産的な議論を通し世の中を変革しよう」というかけ声で、2000年にFRIを設立、売上600万、会員数40名のNPOを6年経営。自民党への政策提言、大手商社との産学協同プロジェクト、コンサルティングファームへの就職支援、大学生向けビジネススキルアップ講座など精力的に活動をしている。2006年代表理事を辞任しシニアアドバイザーへ

今もっとも力を入れているのがメールマガジン (FRI Magazine 3年もつづけています)
http://premium.mag2.com/mmf/P0/00/09/P0000975.html

講演　執筆など
○政策学校一新塾第14期、第16期、18期講師 (参加者の9割がA評価の人気講師)
「ロジカルシンキング」
「仮説構築、情報収集、分析の技術」
「プロジェクト設計の方法論」
「モチベーションマネジメント」
「ヴィジョン構築」
○流通専門誌　
「流通、小売り業のキャッシュフロー経営」
○流通専門新聞　　
「ザ・ターンアラウンド」（連載予定)
「ファッション業界は08年に起きる地殻変動に備えよ」〜総合商社OEMからの脱却戦略
「間違いだらけのQR」5連載
○その他、大手銀行PR向け営業戦略論、大手製造業社内研修向けビジネス寄稿など
○個人メールマガジン FRI Magazine (まぐまぐビジネス部門10位)